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will be ing

be ingには①進行(アクティブ)②確定(ソリッド)のイメージがあります。

I will be waiting for you.

②の意味にwillをつけることによって「弱め」たものが「成り行き」ということを表します。

よって上記の英文も

「私たちは待っていますが,都合で来れなくなっても大丈夫です。お気になさらず」のニュアンスがでるのです。これをWe are waitingだと「私たちは確実に待っていますからあなたも確実にきてくださいね」というニュアンスを与えることになるので避ける傾向にあります。